سعر Odoo لكل مستخدم: كيف تحسب تكلفة فريقك في السعودية؟

في كثير من أنظمة ERP التقليدية، تضطر الشركة إلى شراء كل وحدة أو تطبيق بشكل منفصل، ثم تدفع رسوما إضافية، بينما يتضح الفرق بين خطط Odoo والنسخة المجانية في أن الخطط المدفوعة تمنح الوصول إلى جميع التطبيقات ضمن الاشتراك نفسه، بينما يرتبط السعر بعدد المستخدمين الذين يمتلكون صلاحية الدخول إلى النظام. وهذا يجعل قرار إضافة مستخدم جديد قرارا تشغيليا أكثر من كونه قرارا تقنيا.  

من هو المستخدم الذي يدخل في الفاتورة؟

وفق شروط ترخيص Odoo الرسمية، هناك نوعان من الحسابات داخل قاعدة البيانات:

1. المستخدم الداخلي المدفوع (Internal User)

هو كل موظف يمتلك حسابا لتسجيل الدخول إلى الواجهة الخلفية للنظام (Backend) ولديه صلاحيات إدخال، تعديل، أو ترحيل البيانات.

• موظف المبيعات: ينشئ عروض الأسعار وأوامر البيع = مستخدم مدفوع.
• المحاسب المالي: يرحل قيود اليومية ويصدر الفواتير الضريبية = مستخدم مدفوع.
• أمين المستودع: يسجل أذون الاستلام والصرف وجرد المخزون = مستخدم مدفوع.
• مسؤول الموارد البشرية: يعتمد مسيرات الرواتب والعقود = مستخدم مدفوع.

2. مستخدم البوابة الخارجي المجاني (Portal User)

هذا الحساب مجاني تماما ولا يضيف ريالا واحدا على فاتورة التراخيص، مهما بلغ عدد المستخدمين.

• العملاء: يدخلون عبر بوابة العميل للاطلاع على عروض الأسعار، ودفع الفواتير، ومتابعة تذاكر الدعم.
• الموردون: يدخلون لتسجيل عروض الأسعار ومتابعة أوامر الشراء.
• الموظفون (خدمة ذاتية): استخدام تطبيق الموظفين للاطلاع على الرصيد وطلب الإجازات فقط دون الدخول إلى إدارة الرواتب أو بيانات الشركة.

لو كان عندك اليوم 8 مستخدمين، ثم أصبحوا 25 بعد سنة، فالمعادلة ليست: عدد المستخدمين × سعر الاشتراك فقط. مع توسع الفريق تتغير طريقة إدارة الصلاحيات، وسير الموافقات، والتقارير، والتكاملات، وحتى أسلوب الدعم الفني.

لهذا السبب تفرق الشركات التي تدير مشاريع ERP باحتراف بين تكلفة الترخيص (License Cost) والتكلفة التشغيلية مع النمو (Operational Scaling Cost). هذا الفهم يساعد الإدارة على بناء ميزانية التحول الرقمي لمشروع ERP بشكل واقعي لتفادي أي مصاريف غير محسوبة بدل الاكتفاء بحساب الاشتراك السنوي فقط.

 ليست كل زيادة في الموظفين تعني زيادة بنفس النسبة

هناك حالات يزداد فيها عدد الموظفين بينما يبقى عدد المستخدمين المدفوعين قريبا من السابق، لأن جزءا كبير من الفريق يعمل عبر بوابات الموظفين أو نقاط البيع أو خدمات محددة لا تحتاج إلى وصول كامل للواجهة الخلفية. 

وفي المقابل، قد تضيف الشركة خمسة مدراء فقط لكن ترتفع الميزانية أكثر لأنهم يحتاجون إلى صلاحيات كاملة وتكاملات وتقارير تخص إدارة الفروع المتعددة والمخزون 

مثال من السوق السعودي:

• شركة خدمات هندسية تضم 70 موظف، لكن المستخدمين الفعليين للنظام لا يتجاوزون 18 مستخدم بين الإدارة والمحاسبة والمبيعات وإدارة المشاريع.
• شركة توزيع تضم 45 موظف، لكن بسبب تشغيل المبيعات والمخزون والمشتريات والمحاسبة عبر النظام قد تحتاج إلى أكثر من 30 مستخدم داخلي.

الفرق هنا ليس في حجم الشركة، بل في طريقة إدارة العمليات، وهي النقطة التي تغير الميزانية أكثر من عدد الموظفين نفسه.

أكثر خطأ يقع فيه أصحاب المنشآت هو الاعتقاد أن تكلفة السنة الثالثة أو الرابعة ستكون مجرد زيادة في عدد التراخيص. الواقع مختلف؛ فمع توسع النشاط تبدأ احتياجات تشغيلية جديدة بالظهور، وبعضها لا يظهر في أول سنة إطلاق.

من أكثر العناصر التي تستحق إدراجها في الميزانية السنوية:

• زيادة المستخدمين الداخليين كلما توسعت الإدارات أو الفروع، وفق نموذج التسعير الرسمي لكل مستخدم في الخطط المدفوعة.
• الدعم الفني المستمر لمعالجة الاستفسارات، وتحسين الأداء، وتحديث سير العمل عند تغير الإجراءات الداخلية.
• التحديثات والاختبارات عند الانتقال إلى إصدار جديد، خصوصاً إذا كانت هناك تطويرات مخصصة أو تكاملات خارجية.
• التكامل مع أنظمة إضافية مثل بوابات الدفع، شركات الشحن، أو المنصات الإلكترونية، إذا تطورت أعمال الشركة لاحقاً.
• التدريب المستمر عند انضمام موظفين جدد أو إنشاء إدارات جديدة، لأن نجاح ERP يعتمد على تبني المستخدمين له بقدر اعتماده على التقنية.

وهنا تظهر نقطة يغفل عنها كثير من المديرين الماليين: النمو لا يرفع التكلفة فقط، بل يرفع أيضاً قيمة البيانات التي تحصل عليها الشركة. وإذا كانت الزيادة مدروسة، فإن العائد التشغيلي غالباً يكون أكبر من تكلفة المستخدمين الإضافيين، لأن كل قسم جديد يعمل داخل النظام يقلل الإدخال المكرر ويزيد دقة التقارير.

ولهذا السبب، عندما تبدأ شركتك في إعداد ميزانية التوسع، لا تسأل كم سيصبح الاشتراك؟ بل اسأل: كيف سيتغير أسلوب تشغيل الشركة بعد إضافة 20 مستخدم جديد؟ هنا يبدأ التقييم الحقيقي، وهنا أيضا يصبح دور الشريك المنفذ هو مساعدتك على بناء تصور مالي وتشغيلي يناسب خطة النمو، وليس مجرد حساب قيمة الاشتراك السنوي.